walne zgromadzenie wspólników sp z oo

2) Zgromadzenie wspólników. Wariant B. Organami Spółki są: 1) Zarząd; 2) Rada Nadzorcza; 3) Zgromadzenie wspólników. Wariant C. 1. Organami Spółki są: 1) Zarząd; 2) Rada Nadzorcza; 3) Zgromadzenie wspólników. 2. Wspólnikowi nie przysługuje prawo indywidualnej kontroli, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. Zarząd DEF sp. z o.o. z/s w Płocku zaprasza Panią na Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników DEF sp. z o.o. z/s w Płocku, które wyznaczono na dzień 08.07.2016 r. o godz. 10:00 w siedzibie DEF sp. z o.o. w Płocku ul. Malownicza 456, 09-400 Płock, z następującym porządkiem obrad: Oto krok po kroku co należy zrobić aby legalnie odbyć zdalne zgromadzenie wspólników sp. z o.o. 1. Po pierwsze Rada Nadzorcza Spółki lub Wspólnicy (jeżeli w spółce nie funkcjonuje Rada Nadzorcza) muszą przyjąć regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość. 2. L‐223‐30 kodeksu handlowego – zgodnie z którą głos większości wspólników reprezentujących co najmniej trzy czwarte kapitału zakładowego jest niezbędny do podjęcia uchwał przez nadzwyczajne walne zgromadzenie wspólników, a w szczególności do podwyższenia kapitału zakładowego lub łączenia spółek. Jeśli zarząd chce zwołać zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki musi uzyskać zgodę wszystkich wspólników przed zwołaniem zgromadzenia wspólników. Jeśli zgromadzenie wspólników odbywa się na podstawie art. 240 k.s.h. bez formalnego zwołania to wówczas wspólnicy mogą wyrazić zgodę tuż przed otwarciem zgromadzenia Single Chamber Muffler Vs Dual Chamber. Kiedy zarząd spółki z ma obowiązek zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników? Czy obowiązuje go jakiś maksymalny termin, którego nie można przekroczyć? Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W wielu spółkach rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W ich przypadku zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do końca czerwca. Jeśli zaś w określonej spółce z rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym i kończy się np. 31 marca, to zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do 31 września tego roku. Wskazany w przepisach termin wyznacza pewne maksimum. Ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie trzeba więc czekać sześć miesięcy, można je zorganizować wcześniej. Datą początkową, od której możliwe jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest oczywiście moment przygotowania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Czy w sytuacji, gdy zgromadzenie wspólników zostanie zwołane po upływie sześciomiesięcznego terminu, uchwały na nim podjęte będą ważne? Jeśli zarząd spółki nie jest w stanie zwołać zwyczajnego zgromadzenia wspólników w określonym w przepisach sześciomiesięcznym terminie po upływie danego roku obrotowego, może wykonać swój obowiązek w terminie późniejszym. Uchwały podjęte na takim opóźnionym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników nie będą nieważne z powodu opóźnionego odbycia tego zgromadzenia. Przeważa bowiem pogląd, zgodnie z którym odbycie zwyczajnego zgromadzenia po terminie nie wpływa na ważność podjętych na nim uchwał. W jaki sposób należy powiadomić wspólników o zwoływanym zwyczajnym zgromadzeniu? Czy zaproszenia można wysłać pocztą elektroniczną? Zwykle zgromadzenia wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Jednak można też stosować inne rozwiązanie. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że w przypadku zwyczajnego zgromadzenia wspólników okres pomiędzy wysłaniem zawiadomienia a dniem jego odbycia musi być dłuższy niż wspomniany dwutygodniowy termin. Ma to związek z treścią art. 68 ustawy o rachunkowości, który ma charakter przepisu szczególnego i stosuje się go w pierwszej kolejności przed przepisami kodeksu spółek handlowych dotyczącymi terminu zwoływania zgromadzenia wspólników. Z art. 68 ustawy o rachunkowości wynika jednoznacznie, że wspólnik powinien mieć co najmniej 15 dni na zapoznanie się ze sprawozdaniem finansowym oraz opinią biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania. Oznacza to, iż wysłanie zawiadomienia do wspólników w związku ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno nastąpić znacząco wcześniej tak, aby wspólnicy na 15 dni przed terminem zgromadzenia mieli faktyczną możliwość zapoznania się z dokumentami finansowymi, które będą przedmiotem obrad tego zgromadzenia. Jakie informacje trzeba podać w zaproszeniu? Czy w sytuacji, gdy planowana jest zmiana umowy spółki, w tym powiadomieniu powinna być określona treść proponowanych zmian? W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Nie jest wymagane dokładne określenie treści planowanej uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki. Trzeba jednak wskazać, jakiej problematyki będzie dotyczyła i w jakim kierunku będzie ona zmierzać. Czy na zwołanym formalnie zwyczajnym zgromadzeniu wspólników można podjąć uchwały w sprawach, które nie zostały objęte wskazanym w zaproszeniu porządkiem obrad? W zaproszeniu na zgromadzenie wspólników należy sprecyzować poszczególne punkty porządku obrad. Trzeba to zrobić w taki sposób, by wspólnicy byli w stanie dowiedzieć się, jakie sprawy mają być omawiane i głosowane. Dzięki temu mają możliwość przygotowania się do udziału w zgromadzeniu i wyrobienia sobie poglądów na określone tematy. Zasada ta dotyczy również zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeśli miało miejsce formalne zwołanie zwyczajnego zgromadzenie wspólników, w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że mimo formalnego zwołania zgromadzenia cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być uchwalane, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad takiego zgromadzenia. Czy o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia należy zawiadomić wspólnika, którego udziały zostały zajęte przez komornika? Nie ulega wątpliwości, że osobami uprawnionymi do otrzymania zaproszenia na zgromadzenie są wspólnicy. Jednak sytuacja niektórych wspólników może być skomplikowana przez różne sytuacje życiowe. Udziały w spółce z mogą być mianowicie przedmiotem zajęcia komorniczego. W takim przypadku powstaje pytanie, kto może wykonywać prawa wynikające z zajętego udziału, tj. wspólnik będący dłużnikiem, czy też jego wierzyciel. Kwestia ta jest bardzo kontrowersyjna z powodu przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotyczących zakresu zajęcia praw z udziałów i orzecznictwa Sądu Najwyższego. W jednym z orzeczeń mających moc zasady prawnej Sąd Najwyższy stwierdził, że z mocy egzekucyjnego zajęcia udziałów dłużnika w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wierzyciel nie może wykonywać uprawnień do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i do głosowania nad uchwałami podejmowanymi przez wspólników. Tym samym Sąd Najwyższy stwierdził, iż zajęcie komornicze udziału w spółce z nie pozbawia wspólnika praw korporacyjnych i to on, a nie jego wierzyciel, powinien zostać zawiadomiony o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Czy w przypadku, gdy spółka wypracowała zysk, może on zostać podzielony pomiędzy wspólników przed zwołaniem i odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników? Takie rozwiązanie w świetle obowiązujących przepisów jest niedopuszczalne. Warunkiem koniecznym do dokonania podziału zysku i jego wypłacenia wspólnikom z jednej strony jest, aby sprawozdanie finansowe wykazywało zysk. Z drugiej zaś strony konieczne jest przeznaczenie zysku do podziału pomiędzy wspólników w drodze wypłaty dywidendy, które powinno nastąpić zasadniczo w drodze uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje wyjątek od tej zasady. Czy wspólnicy, którzy nie zostali prawidłowo powiadomieni o zwoływaniu zwyczajnego zgromadzenia, mogą domagać się uchylenia uchwał na nim podjętych? Wspólnikowi, który nie został prawidłowo poinformowany o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników i z tego powodu nie był na nim obecny, przysługuje prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwał na nim podjętych. Powództwo wnosi się w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia powzięcia uchwały. Czy zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z musi odbyć się w jej siedzibie. Kiedy i w jaki sposób można zwołać je w innej miejscowości? Zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne zgromadzenia wspólników powinny obywać się w siedzibie spółki. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, że nie chodzi tu lokal, w którym mieści się biuro zarządu, lecz miejscowość, w której znajduje się siedziba. Jednak od tej reguły są też przewidziane wyjątki. W umowie spółki można zaznaczyć, że zgromadzenia wspólników mogą odbywać się również w innej miejscowości. Jeśli nie przewidziano takiego rozwiązania w umowie spółki, możliwe jest odbycie zgromadzenia wspólników w innej miejscowości, pod warunkiem iż wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na piśmie na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki. W każdym przypadku zgromadzenia wspólników powinny obywać się na terytorium Polski. Polskie prawo nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyjątków. Czy członkowie zarządu, których mandaty wygasły przed zgromadzeniem wspólników, mogą w nim uczestniczyć? Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników), a także udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Dotyczy to wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym. Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo (a nie obowiązek) uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Jeśli osoba posiadająca tego rodzaju uprawnienie postanowi z niego skorzystać, powinna złożyć żądanie w tej sprawie aktualnemu zarządowi spółki na piśmie. Należy to zrobić najpóźniej na tydzień przed datą zwyczajnego zgromadzenia Harbaty radca prawny z Clifford Chance Janicka, Namiotkiewicz, Dębowski i Wspólnicy specjalizujący się w prawie handlowym i rynkach kapitałowych Rozmawiała MONIKA BURZYŃSKA Podstawa prawna • Art. 231, art. 234, art. 238, art. 239, art. 240, art. 259 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych ( nr 94, poz. 1037 ze zm.). Czy w tym roku też będzie zmiana terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok? Dzisiaj już mogę odpowiedzieć na pytanie Czytelniczki bloga z lutego tego roku. Tak jak w porzednich dwóch latach, Ministerstwo Finansów wydłużyło czas na sporządzenie sprawozdań finansowych za 2021 rok. Zmiana terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok W dniu 10 marca 2022 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji ( Przeczytacie o tym na stronie Ministerstwa Finansów. Wydłużenie terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2021 rok o 3 miesiące dotyczy również spółek z Powyższe oznacza, że wydłużeniu podlega także termin na sporządzenie sprawozdania z działalności za 2021 rok, a także termin na zatwierdzenie tych sprawozdań. Zmiany roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2021 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2022 r. Dla większości spółek z bedzie to rok obrotowy 2021 pokrywający się z rokiem kalendarzowym. Zatem za okres od 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2021 r. Ważne terminy w 2022 roku Poniżej przygotowałam terminarz na 2022 rok dotyczący podsumowania 2021 roku z uwzględnieniem w/w zmian. Zakładając, że rok obrotowy pokrywa się z Waszych spółkach z rokiem kalendarzowym, zarząd spółki z zobowiązany jest: sporządzić roczne sprawozdanie finansowe za 2021 do dnia 30 czerwca 2022 r. sporządzić sprawozdanie z działalności spółki za 2021 do dnia 30 czerwca 2022 r. (chyba że spółka jako jednostka mikro lub mała korzysta ze zwolnienia), zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników najpóźniej do dnia 30 września 2022 r. złożyć do KRS sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spółki oraz uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku/pokryciu straty w terminie 15 dni od dnia ich podjęcia, zatem nie później niż do dnia 15 października 2022 r. jesli zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się 30 września 2022 r. ************************************************************** Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebook Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z Obowiązki spółki z po zakończeniu roku obrotowego. Kilka ostatnich wpisów blogowych: Jak prawidłowo wyliczyć wartość dwukrotnie przewyższającą wysokość kapitału zakładowego? Jaki ma być porządek obrad zgromadzenia wspólników po rezygnacji członka zarządu? Kto podpisuje sprawozdanie finansowe po 1 stycznia 2022 r.? Nowe możliwości dla polskich przedsiębiorców z branży IT na Ukrainie – wywiad z kijowskim prawnikiem Andrijem Popko Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych W czym mogę Ci pomóc? We wpisie Zmiany w przez koronawirusa pisałam o ostatnich zmianach. Dopytujecie mnie o zdalne zgromadzenie wspólników w sp. z postaram się dzisiejszym wpisem na te pytania odpowiedzieć. Przed zmianą przepisów, aby mieć możliwość odbycia zdalnego zgromadzenia musieliście postarać się o odpowiednie zapisy w umowie spółki. Ostatnia zmiana sprawiła, że nie ma już takiej potrzeby. A o odpowiednie zapisy w umowie spółki musicie zadbać tylko wtedy, kiedy w swojej spółce chcecie wyłączyć możliwość odbywania zdalnych zgromadzeń. Ostatnie wydarzenia związane z ograniczeniami z powodu koronawirusa sprawiły, że nawet nie bierzecie pod uwagę możliwości wyłączania zdalnych zgromadzeń. Nigdy nie wiadomo kiedy sytuacja się powtórzy, a będziecie bardzo pilnie potrzebować uchwały zgromadzenia wspólników. Zdalne zgromadzenie wspólników w sp. z W oparciu o art. 2341 udział w zgromadzeniu wspólników możecie wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. A więc mówiąc krótko – zdalnie. Środki komunikacji elektronicznej to nic innego jak wszelkie rozwiązania techniczne i urządzenia teleinformatyczne umożliwiające porozumiewanie się na odległość. W ostatnim czasie powstało sporo platform informatycznych, które umożliwiają odbywanie zdalnie zgromadzeń, a także tajne głosowanie. Zatem zwołujący zgromadzenie wspólników musi podjąć decyzję co do możliwości zdalnego w nim udziału oraz określić za pośrednictwem jakiej platformy informatycznej będzie się to odbywać. A że zarząd zwykle zwołuje zgromadzenie to on powinien zadbać o udostępnienie takiej platformy wspólnikom, określić zasady organizacji takiego zgromadzenia, a także sposoby identyfikacji uczestników i zapewnienie bezpieczeństwa. Określić wymagania sprzętowe, sposób porozumiewania się między wspólnikami, zabierania głosu, głosowania czy wniesienia sprzeciwu. Ja zwykle sugeruję, aby jak najszybciej postarać się o regulamin zgromadzenia wspólników i zamieścić w nim zasady odbywania zdalnych zgromadzeń. W większości spółek taki regulamin uchwala zgromadzenia wspólników. Musicie sprawdzić zapisy umowy spółki w tym zakresie. Miejsce zgromadzenia Bez względu na to czy zgromadzenie będzie odbywać się zdalnie czy nie, wciąż musicie pamiętać o podstawowej zasadzie. Po pierwsze zgromadzenie wspólników powinno odbyć się na terytorium RP. Możliwość organizacji zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia Was ze wskazania miejsca zgromadzenia. W miejscu tym powinien przebywać przynajmniej prowadzący zgromadzenie wraz z protokolantem. Powinna to być siedziba spółki, np. Warszawa. Umowa spółki może wskazywać inne miejsce lub miejsca w Polsce. Jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą pisemną zgodę to może być również inne niewskazane w umowie spółki miejsce. Udział pełnomocnika na zgromadzeniu Zdalnie w zgromadzeniu wspólników wspólnik może wziąć udział osobiście. Może też upoważnić pełnomocnika, zarówno do udziału, jak i głosowania w jego imieniu. Aby móc skorzystać z pełnomocnika, wspólnik musi pamiętać o dostarczeniu do spółki przed terminem zgromadzenia pisemnego pełnomocnictwa. Pisałam o tym w ostatnim wpisie. Zamieściłam w nim również wzór pełnomocnictwa. Co zapewnia spółka? Spółka powinna zapewnić możliwość: 1) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, 2) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Tajność głosowania na zdalnym zgromadzeniu Pamiętajcie, że przepisy w przypadku zdalnych zgromadzeń nie wyłączają tajności głosowania. A to oznacza, że organizacja zgromadzenia i sposób komunikacji powinny umożliwić powzięcie uchwały w głosowaniu tajnym. Zdaję sobie sprawę, że bez dostępu do odpowiedniej platformy informatycznej nie będziecie mieć możliwości zapewnienia tajności. Nie oznacza to, że uchwała będzie automatycznie nieważna. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem niezachowanie tajności głosowania może prowadzić do nieważności uchwały tylko wówczas, gdy mogło mieć wpływ na podjęcie konkretnej uchwały. Moim zdaniem to podstawowe zasady, które warto mieć na uwadze podczas organizacji zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jeśli w komentarzach pojawią się dodatkowe pytania to wówczas postaram się na nie odpowiedzieć lub przygotować kolejny wpis w tym temacie. *********** Jeśli poszukujecie wzorów dokumentów i checklist to zapraszam Was do sklepu z ebookami. Znajdziecie tam również ebook Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego spółki z Obowiązki spółki z po zakończeniu roku obrotowego. Kilka ostatnich wpisów blogowych: Wzór pełnomocnictwa na zgromadzenie wspólników Dzień dywidendy w spółce z Posiedzenia zarządu po zmianie przepisów Sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego za 2019 Zapraszam również na bloga Likwidacja spółki z oraz bloga Zarząd w spółce akcyjnej Nowy e-KRS znajdziecie na stronie Portalu Rejestrów Sądowych W czym mogę Ci pomóc? Zgromadzenia wspólników mogą odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przy czym, taką możliwość musi przewidywać umowa spółki. W przypadku braku odpowiednich zapisów w umowie zgromadzenie musi odbywać się w sposób tradycyjny. 30 sierpnia br. weszła w życie ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1655). Ustawa ta zmienia Kodeks spółek handlowych w zakresie w jakim wprowadzi do niego nowy art. 2341, umożliwiający wprowadzenie do umowy spółki z zapisu pozwalającego na przeprowadzenie zgromadzenia wspólników spółki przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z nowym przepisem umowa spółki z może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a jako przykładowe środki do realizacji tego uprawnienia wyróżnia: transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym; dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Nowowprowadzony artykuł jest więc zapisem analogicznym do wprowadzonego w 2009 r. art. 4065 KSH, który umożliwia stosowanie środków komunikacji elektronicznej podczas przeprowadzania walnego zgromadzenia akcjonariuszy. W związku z czym myślę, że większość rozwiązań praktycznych wypracowanych w tym zakresie na gruncie spółki akcyjnej można z powodzeniem przenieść do funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz przepisu art. 2341KSH. W związku z powyższym przedstawię podstawowe wymogi przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przede wszystkim, taką możliwość musi przewidywać umowa spółki, w przypadku braku takich zapisów zgromadzenie będzie musiało odbywać się w sposób tradycyjny. Umowa spółki powinna również regulować organizację zgromadzenia przeprowadzanego przy użyciu komunikacji elektronicznej (należy podkreślić jednak że w umowie spółki sensu stricto można pominąć zapisy precyzyjnie regulujące organizację zgromadzenia wspólników i stworzenie osobnego regulaminu jego przeprowadzania). Dodatkowo pewnym wymogom podlega zaproszenie na zgromadzenie (adekwatnie do ogłoszenia o walnym zebraniu akcjonariuszy), które powinno przekazywać zaproszonym, następujące informacje: o możliwości i sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników, sposobie wypowiadania się na zgromadzeniu, sposobie wykonywania głosu, zarówno przez siebie, jak i przez ewentualnego pełnomocnika. Pod kątem organizacyjnym istotny jest też zapis §2 nowego artykułu, zgodnie z którym wspólnika korzystającego z elektronicznego systemu komunikacji w celu udziału w zgromadzeniu, nie można obarczyć specjalnymi wymogami czy ograniczeniami, za wyjątkiem niezbędnych do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników Podsumowując, po 10 latach od wprowadzenia komunikacji elektronicznej na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy w spółce akcyjnej, ustawodawca postanowił wprowadzić taką możliwość również udziałowcom spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Wydaje się to być jak najbardziej słusznym rozwiązaniem, gdyż w znacznym stopniu usprawni funkcjonowanie najpopularniejszej w Polsce formy spółki kapitałowej, a także dlatego, że po wejściu w życie przepisów o Prostej spółce akcyjnej, spółka z pozostałby jedyną z trzech spółek kapitałowych bez możliwości komunikacji elektronicznej na zgromadzeniu wspólników/akcjonariuszy. Bartłomiej Szozda, Aplikant Radcowski Kancelaria Prawa Sportowego i Gospodarczego „Dauerman” Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Kto może zwołać zgromadzenie wspólników spółki z W jaki sposób i w jakim terminie należy zawiadomić wspólników o walnym zgromadzeniu? Jakie są skutki wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników? Kodeks spółek handlowych przewiduje, że pewne szczególnie istotne dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyzje mogą być podejmowane wyłącznie podczas zgromadzenia wspólników. Dotyczy to w szczególności takich kwestii, jak np.: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa spółki oraz zwrot dopłat (art. 228 Skutki prawne uchwał wspólników są zaś na tyle istotne, że zagadnienie prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników nabiera kluczowego znaczenia z punktu widzenia funkcjonowania spółki z Uprawnienie do zwołania Uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników przysługuje: 1) zarządowi spółki (art. 235 § 1 2) radzie nadzorczej oraz komisji rewizyjnej - te podmioty mogą zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników (jeśli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w lub umowie spółki) oraz nadzwyczajne zgromadzenie wspólników (jeśli uznają to za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia takiego żądania), 3) innym osobom - jeśli umowa spółki przyznała im takie uprawnienie (art. 235 § 3 Ponadto kodeks przewiduje specyficzną instytucję żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 236 uprawnienie takie przysługuje wspólnikowi lub wspólnikom reprezentującym co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego. Ponadto umowa spółki może przyznać opisywane uprawnienie wspólnikom reprezentującym również mniej niż jedną dziesiątą kapitału zakładowego. W obu przypadkach wspólnicy, którzy chcą skorzystać z posiadanego uprawnienia, są obowiązani złożyć na piśmie zarządowi żądanie zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Żądanie to należy złożyć najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Zarząd jest w takim wypadku zobowiązany do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Należy jednak podkreślić, iż brak reakcji zarządu spółki za zgłoszone żądanie nie upoważnia automatycznie wspólników do samodzielnego zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. PRZYKŁAD 1 września 2009 r. wspólnicy reprezentujący jedną trzecią kapitału zakładowego zgłosili na piśmie zarządowi spółki żądanie zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników na 15 października 2009 r. Zarząd spółki, pomimo upływu dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, nie zwołał nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. W takim wypadku wspólnicy nie mogą samodzielnie zwołać nadzwyczajnego zgromadzenie wspólników. Wspólnicy mogą zwrócić się do sądu rejestrowego o upoważnienie ich do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dopiero posiadając stosowne postanowienie sądu rejestrowego, wspólnicy mogą skutecznie zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. W praktyce orzeczniczej przyjmuje się przy tym, iż brak ustawowego obowiązku oznaczenia przez sąd rejestrowy terminu zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia przez wspólników nie świadczy o tym, by sąd nie był uprawniony do zakreślenia czasowych ram upoważnienia, którego udziela. Określenie tego terminu przez sąd należy uznać za bardziej właściwe niż udzielenie wspólnikom nieograniczonego upoważnienia do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Stwierdzenie to ma istotne znaczenie praktyczne, gdyż oznacza, że uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólnicy uzyskują na podstawie sądowego upoważnienia i wyłącznie w jego granicach. Granice te wyznacza więc także termin, do którego wspólnicy upoważnieni są zwołać zgromadzenie. Zwołanie zgromadzenia po upływie tego terminu oznacza przekroczenie zakresu upoważnienia, co jest równoznaczne w skutkach ze zwołaniem zgromadzenia przez wspólników nieupoważnionych, a więc z wadliwym zwołaniem zgromadzenia wspólników. Zwołanie zgromadzenia wspólników przez podmioty nieuprawnione powoduje, że zgromadzenie nie jest uprawnione do podejmowania uchwał. Jeśli uchwały takie zostały podjęte, zachodzi podstawa do stwierdzenia ich nieważności na podstawie art. 252 § 1 (wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 2004 r., sygn. akt IV CK 116/2004). Przygotowanie zgromadzenia wspólników w spółce z zwołania Zgodnie z art. 238 zgromadzenie wspólników może zostać zwołane na trzy sposoby: 1) za pomocą listów poleconych, 2) za pomocą przesyłek nadanych pocztą kurierską, 3) za pomocą poczty elektronicznej - jeśli wspólnik uprzednio wyraził pisemną zgodę na taki sposób zawiadomienia i podał adres, na który zawiadomienie powinno zostać wysłane. Opisywany przepis nie nakazuje zawiadamiać wszystkich wspólników o zgromadzeniu w sposób jednakowy. PRZYKŁAD Zarząd wysłał trzem wspólnikom zaproszenia na zgromadzenie wspólników listami poleconymi, pozostałych dwóch wspólników zawiadomił zaś o zgromadzeniu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Taki tryb zwołania zgromadzenia jest prawidłowy, gdyż dopuszczalne jest zwoływanie poszczególnych wspólników za pomocą różnych - przewidzianych w - sposobów. Należy jedynie pamiętać, że dla skorzystania z poczty elektronicznej konieczna jest pisemna i uprzednia zgoda zainteresowanego wspólnika. Cytowany przepis nakazuje jednocześnie, aby listy polecone i przesyłki kurierskie zostały wysłane co najmniej na dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. W odniesieniu do tego wymogu należy zwrócić uwagę na trzy kwestie praktyczne. Po pierwsze, termin dwutygodniowy jest terminem minimalnym, umowa spółki może wprowadzić w tym zakresie dalej idące wymagania. Po drugie, należy pamiętać, że przepis wymaga jedynie wysłania zaproszeń na dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Data faktycznego doręczenia przesyłki wspólnikowi nie ma znaczenia przy określaniu prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników. Po trzecie, zarząd jest zobowiązany do wysyłania zaproszeń na adresy widniejące w księdze udziałów. Wspólnicy powinni zatem pamiętać o obowiązku aktualizowania swoich danych adresowych w księdze udziałów. Ewentualne zaniedbania wspólników w tym zakresie nie wpływają na skuteczność zwołania zgromadzenia wspólników. Skutki wadliwego zwołania Mając na uwadze restrykcyjne zapisy dotyczące sposobów zwołania zgromadzenia wspólników (art. 238 należy rozważyć skutki naruszenia ustawowych zasad zwoływania zgromadzeń. Trzeba przy tym zauważyć, iż aktualne orzecznictwo Sądu Najwyższego w sposób znaczący liberalizuje ustawowe reguły dotyczące zwoływania zgromadzeń wspólników. W szczególności w orzecznictwie wskazuje się, iż ustawodawca powiązał - w aktualnym brzmieniu art. 238 § 1 - sposoby zwoływania zgromadzenia wspólników z nadaniem lub wysłaniem, z zachowaniem wskazanego ustawą terminu, określonych w tym przepisie przesyłek, a nie z ich doręczaniem adresatowi. W tej sytuacji należy uznać, że wymieniony przepis stwarza tylko minimalne gwarancje zapewnianej wspólnikom ochrony ustawowej. Zawiadomienie wspólników dokonane w inny sposób - pozwalający wszakże na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników - nie może być traktowane jako zwołane wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał. Uzasadniając ten pogląd Sąd Najwyższy wskazał, iż również w piśmiennictwie zdecydowanie wypowiedziano się za możliwością stosowania innych, niż wymienione w art. 238 sposobów zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników, w tym również określonych w umowie spółki (wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 2009 r., sygn. akt I CSK 253/08). Ten sposób wykładni oznacza liberalizację skutków restrykcyjnego przepisu dotyczącego trybu zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników. PRZYKŁAD Zarząd spółki z trzy tygodnie wcześniej zawiadomił wspólników o planowanym terminie zgromadzenia wspólników. Zawiadomienia dokonano w ten sposób, że w siedzibie spółki wręczono wspólnikom pisemne zaproszenia określające dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Wszyscy wspólnicy pisemnie potwierdzili datę i fakt otrzymania zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników. Pomimo że ustawa nie przewiduje takiego sposobu zawiadomienia wspólników, należy przyjąć, że zgromadzenie wspólników zostało zwołane prawidłowo. Wszyscy wspólnicy otrzymali bowiem z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym informację o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników. Niezależnie od powyższego trzeba rozważyć dopuszczalność powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały podjętej przez zgromadzenie wspólników zwołane z naruszeniem art. 238 W odniesieniu do tej kwestii w orzecznictwie wskazuje się, że choć przesłanki stwierdzenia nieważności uchwały mogą mieć charakter formalny lub materialny, to jednak uchybienia formalne (np. wadliwość zwołania zgromadzenia), także w stadium poprzedzającym podjęcie uchwały, mogą być skuteczną podstawą żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wówczas, jeśli wywarły wpływ na jej treść (wyrok SN z 16 lutego 2005 r., sygn. akt II CK 296/04, OSNC 2006/2/31). Błędny jest zatem pogląd, zgodnie z którym naruszenie art. 238 § 1 przy zwołaniu zgromadzenia wspólników powoduje automatycznie skutek w postaci nieważności podjętej przez to zgromadzenie uchwały. W orzecznictwie Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla się bowiem, że podstawą żądania stwierdzenia nieważności uchwał zgromadzenia wspólników mogą być tylko takie uchybienia formalne, które wywarły wpływ na treść uchwał. Tym samym prawne możliwości stwierdzenia nieważności uchwały podjętej przez zgromadzenie wspólników zwołane z naruszeniem art. 238 są wysoce ograniczone. Dopuszczalność odwołania Kwestią budzącą wątpliwości praktyczne jest możliwość odwołania zwołanego już zgromadzenia wspólników spółki z Analizując to zagadnienie, Sąd Najwyższy zastrzegł, że co do zasady odwołanie zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników jest czynnością prawną w rozumieniu art. 61 kodeksu cywilnego, co powoduje, że odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło do adresata jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Jednakże mając na uwadze specyficzne okoliczności faktyczne sprawy (tj. blokowanie przez wspólnika wejścia do lokalu wyznaczonego na odbycie zgromadzenia), Sąd Najwyższy uznał, że w pewnych przypadkach brak zgody wspólnika na zmianę terminu zgromadzenia, może stanowić nadużycie prawa (wyrok SN z 3 kwietnia 2009 r., sygn. akt II CSK 604/08). Należy zatem stwierdzić, iż pomimo braku w przepisach wyraźnego przyznania zarządowi spółki uprawnienia do odwołania zgromadzenia wspólników, okoliczności faktyczne sprawy mogą niekiedy prowadzić do uznania takiej czynności za zgodną z prawem. Należy jednak stanowczo podkreślić, iż ocena dopuszczalności odwołania zgromadzenia wspólników uzależniona jest od indywidualnych okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Mikołaj Barczak, adwokat, ORA w Bydgoszczy Podstawa prawna: ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych ( Nr 94, poz. 1037 z

walne zgromadzenie wspólników sp z oo